Excel ili softver po meri: kada je vreme za promenu?

Excel ili softver po meri? Ako tim svakog dana usklađuje nekoliko tabela, prepisuje iste podatke i proverava koja verzija je poslednja, vreme je da preispitate način rada. Odgovor ipak zavisi od procesa: nekad su dovoljni sređena tabela i jasna pravila, nekad gotovo poslovno rešenje, a nekad razvoj aplikacije.

Ovaj vodič pomaže da odluku zasnujete na konkretnim zadacima, trošku ručnog rada i potrebama zaposlenih. Možete ga koristiti kao pripremu za razgovor o izradi softvera po meri.

Kada je tabela i dalje dobar izbor?

Tabela je praktična za evidenciju sa jasnom strukturom, povremene obračune i analize koje vodi mali broj ljudi. Ako znate ko održava podatke, lako proveravate izmene i nemate složen tok odobravanja, prvo pokušajte da uredite postojeći način rada.

Dogovorite jedinstvene nazive kolona, obavezna polja i odgovornu osobu. Odvojite aktivne podatke od arhive i proverite da li se ista informacija bespotrebno vodi na više mesta. Razvoj novog sistema neće sam rešiti nejasna pravila poslovanja: ista pitanja morate razjasniti i pre programiranja.

5 znakova da vam je potreban drugačiji sistem

1. Isti podatak unosite više puta. Upit iz mejla završava u tabeli, zatim u dokumentu ponude i na kraju u drugoj evidenciji. Svaki prenos predstavlja dodatni posao.
2. Status zadatka nije jasan. Zaposleni moraju da pitaju kolegu da li je zahtev obrađen, odobren ili spreman za sledeći korak.
3. Pravila zavise od osobe. Rokovi, popusti ili odgovornosti postoje samo u nečijem sećanju, pa novi član tima teško preuzima posao.
4. Različite uloge traže različit pristup. Prodaji, operativi i rukovodiocu nisu potrebni isti podaci niti ista prava izmene.
5. Izveštaj zahteva ručno spajanje podataka. Umesto pregleda trenutnog stanja, tim troši vreme na pripremu brojeva iz više izvora.

Ovi znaci opravdavaju analizu procesa. Sami po sebi još ne znače da morate da razvijate potpuno nov softver.

Excel ili softver po meri: gde se uklapa gotov CRM?

Ako je problem pre svega praćenje klijenata i ponuda, prvo razmotrite CRM rešenje. Ako podatke treba povezati sa postojećom prodavnicom, knjigovodstvenim programom ili drugim servisom, proverite mogućnosti API integracije. Ponekad je povezivanje postojećih alata manji i korisniji projekat od njihove potpune zamene.

Primer: od upita do odobrene ponude

Sledeći primer je ilustracija procesa, a ne rezultat konkretnog klijenta. Zamislite firmu u kojoj prodavac upisuje upit, kolega priprema obračun, a rukovodilac odobrava ponudu. U tabelama je moguće voditi sve ove informacije, ali je važno da postoji jasan odgovor na pitanje ko je trenutno odgovoran.

Prva verzija aplikacije za takav proces može da obuhvati unos upita, dodelu odgovorne osobe, status, rok i evidenciju odobravanja. Automatske poruke, napredni izveštaji i povezivanje sa ostalim sistemima mogu se planirati kao naredne faze, prema stvarnoj potrebi.

Pre razvoja zapišite jedan uobičajen zahtev od početka do kraja. Zatim dodajte izuzetke: nepotpune podatke, vraćanje na doradu i otkazivanje. Upravo ti detalji određuju kako sistem treba da radi.

Kako proceniti da li se ulaganje isplati?

Pođite od vremena koje tim zaista troši na ponavljanje zadataka. Broj sati mesečno pomnožite sa internim troškom sata rada i dodajte proverljive troškove ispravki. To je početna procena mogućeg prostora za uštedu, a ne obećanje da će sav taj trošak nestati.

Sa druge strane saberite razvoj ili pretplatu, migraciju podataka, obuku, hosting, održavanje i očekivane dorade. Razmotrite i koristi koje se teže izražavaju novcem: pregled odgovornosti, dostupnost informacija i lakše uključivanje novih zaposlenih.

Šta pripremiti za procenu softverskog projekta?

• Opis jednog procesa i uloge ljudi koji ga koriste.
• Primer strukture postojeće tabele, uz uklanjanje ličnih i poverljivih podataka.
• Listu sistema koje treba povezati i dostupnu dokumentaciju.
• Tri funkcije bez kojih prva verzija nema smisla.
• Pravila pristupa, potrebu za istorijom izmena i izvozom podataka.
• Okvirni budžet, željeni rok i osobu koja odobrava odluke.

U plan uključite probni rad sa stvarnim korisnicima, proveru prenetih podataka i postupak povratka ako nešto ne radi kako je dogovoreno. Prelazak treba da omogući kontinuitet posla.

Želite da proverite šta odgovara vašem timu? Pošaljite kratak opis procesa kroz besplatnu procenu projekta. Ako sistem treba da se koristi kroz pregledač, pogledajte i razvoj web aplikacija.